Datenschutz bei Toolpfad.

Verantwortung und Kontakt

Verantwortlich für die beschriebenen Datenverarbeitungen: Stefan Schweighofer. Fragen zu Zugriff und Löschung: sschweighofer1@gmail.com.

Diese Website

Diese öffentlichen Informationsseiten zeigen Beschreibungen der Anwendungen und keine Rechnungs- oder Kontodaten. Die eigentlichen Anwendungen können getrennte Zugänge haben. Informationen zur technischen Bereitstellung und zu dabei anfallenden Zugriffsdaten sind vor Veröffentlichung anhand der tatsächlichen Website-Konfiguration zu ergänzen: WEBSITE_HOSTING_UND_LOGS_EINTRAGEN.

Belegprüfung: Zugriff auf Google-Daten

Die Belegprüfung verwendet die erteilte Google-Autorisierung für Google Drive und Google Sheets. Die Workflows greifen auf ausgewählte Ordner, Dateien und Tabellen zu, darunter Belege, Datei-IDs, Dateinamen, Rechnungs- und Reisedaten, Beträge, Datumsangaben sowie Zuordnungen zu Reisen und Auftritten. Der technisch mögliche Zugriff richtet sich nach den erteilten Google-Berechtigungen.

Diese Daten werden genutzt, um Belege einzulesen, Inhalte zu erfassen, Rechnungen und Reiseabschnitte zuzuordnen, mögliche Dubletten zu erkennen und Prüffälle für berechtigte Nutzer anzuzeigen. Nach Korrektur oder Freigabe aktualisieren n8n-Workflows die entsprechenden Tabellen und können Dateien innerhalb der vorgesehenen Drive-Ordner verschieben.

Belegprüfung: Speicherung und Weitergabe

Originalbelege und Ergebnisse liegen in den genutzten Google-Drive-Ordnern und Google-Sheets-Tabellen. Der auf Hostinger betriebene n8n-Dienst verarbeitet die für die Workflows erforderlichen Daten. Ausführungsdaten und Protokolle werden nach der gegenwärtigen Konfiguration für weniger als ein Jahr vorgehalten.

Für die KI-gestützte Belegauswertung und Zuordnung wird OpenAI verwendet. Dabei werden vollständige Rechnungsbelege als PDFs und Bilder an OpenAI übermittelt. Diese können Namen, Rechnungs- und Reisedaten, Beträge, Beschreibungen und Strecken enthalten. Auch daraus extrahierte Daten können für die Verarbeitung übermittelt werden.

Belegprüfung: Aufbewahrung und Löschung

Technische Ausführungsdaten und Protokolle werden getrennt von Originalbelegen aufbewahrt. Buchhaltungsrelevante Belege und die dazugehörigen Aufzeichnungen in Google Drive und Google Sheets bleiben so lange erhalten, wie es die jeweils anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfordern. Für nach österreichischem Steuerrecht aufbewahrungspflichtige Unterlagen beträgt die Frist grundsätzlich sieben Jahre ab Ende des betreffenden Kalenderjahres; in besonderen Fällen kann sie länger sein. Andere Prüfdaten werden gelöscht, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr benötigt werden.

Google-Zugriff verwalten

Ein Nutzer kann die Google-Autorisierung über die Sicherheitseinstellungen seines Google-Kontos widerrufen. Bereits verarbeitete Daten in Drive oder Sheets werden dadurch nicht automatisch gelöscht. Fragen zur Löschung können an die oben genannte Kontaktadresse gerichtet werden.